Zo bepaal je een realistisch event-budget

Voordat je in de verschillende onderdelen van het event-budget duikt en je gaat verdiepen in geschikte leveranciers, moet je rekening houden met bepaalde bewezen strategieën. Als je een aanpak hanteert die gebaseerd is op de volgende tips, zal je proces voor het budgetteren van evenementen veel eenvoudiger zijn dan wanneer je dat niet doet.

Bepaal waar je de focus op wilt leggen

Het event-budget is uiteraard ook bedoeld om de uitgaven in de gaten te houden, toch is dit niet het hoofddoel. Dit is namelijk inzicht krijgen in welke onderdelen het belangrijkste zijn voor jou als organisator. Door aan te geven hoeveel je aan elke onderdeel wilt uitgeven, wordt het budget een weerspiegeling van welke aspecten van het evenement het belangrijkst voor je zijn. Ik adviseer mijn klanten altijd budget toe te wijzen aan de onderdelen die de meeste invloed hebben op het succes van het evenement. Wil je gasten informeren? Stel dan voldoende budget beschikbaar voor een goede presentatie, met licht en geluid en een technicus. Wil je medewerkers bedanken voor hun inzet tijdens een bedrijfsfeest? Reserveer dan genoeg budget voor de catering en entertainment. Vind je de uitstraling van de locatie belangrijk? Je raad het al, reserveer dan voldoende budget voor een mooie locatie.

Gebruik gegevens van eerder georganiseerde evenementen

Heb je al vaker een evenement georganiseerd? Gebruik dan alle gegevens en templates van deze evenementen. Dit helpt je de juiste keuzes te maken en veel tijd te besparen tijdens het budgetplanningsproces.

Stel dat je net een nieuwe baan hebt als marketingmedewerker van een bedrijf dat zijn 6e kennissessie organiseert. Dan is het verstandig eerst je collega’s te vragen naar de informatie en onderzoeksresultaten van de eerdere edities voordat je met je eigen onderzoek begint.

Als je deze informatie hebt, maakt dat het budgetteringsproces veel makkelijker. Het bespaart je veel tijd omdat je een duidelijk overzicht hebt van de leveranciers waar je collega’s de voorgaande keren mee hebben samengewerkt. Als nieuwe collega wil je uiteraard een goede indruk maken en je stempel drukken op het evenement. Zorg er alleen wel voor dat je niet geobsedeerd raakt door het evenement en voor ieder onderdeel de perfecte deal voor de laagste prijs wilt scoren. Dit leidt vaak tot veel tijd en energieverspilling. Vertrouw daarentegen op het eerdere onderzoek van je collega’s en maak het zo eenvoudiger voor zowel jezelf als alle andere betrokkenen.

Wees gedetailleerd

Te gedetailleerd zijn bestaat niet als je een event-budget samenstelt. Registreer per onderdeel alle relevante informatie onder het kopje beschrijving. Dit helpt je ten eerste bij het maken van een wel overwogen keuze tussen verschillende producten of leveranciers. Alsook bij de organisatie van het volgende evenement.

Stel dat je give-aways wilt aanschaffen om tijdens het evenementen uit te delen aan de bezoekers. Omschrijf dan ieder item met groot detail. Als een van de bestelde artikelen T-shirts zijn, geef je aan hoeveel van elke maat je besteld hebt en wat de kosten per shirt zijn. Houd een omschrijvingssectie bij voor eventuele aanvullende opmerkingen zoals de aankomstdatum of ontwerpspecificaties. Het is ook handig om een screenshot van het T-shirt op te nemen, zodat je het eindproduct kunt visualiseren. Hoe meer details, hoe beter.

Dit geldt ook voor alle andere producten en diensten die je koopt of huurt. Omschrijf duidelijk wat je hebt afgesproken, hoeveel items er geleverd worden en weer worden opgehaald, wat ze kosten, de kleuren etc.

Communicatie met de stakeholders

Als het gaat om financiële planning, moeten alle stakeholders met de neuzen dezelfde kant op staan. Intern betekent dit dat belangrijke budgetinformatie wordt gedeeld met de teamleden die verantwoordelijk zijn voor financieel toezicht op het evenement. Als er bijvoorbeeld minder budget beschikbaar is voor de locatie en de persoon die verantwoordelijk is voor het boeken van de locatie hier niet van op de hoogte is, kan het gebeuren dat er een ruimte wordt gehuurd die jullie niet kunnen betalen.

Hetzelfde geldt voor je externe communicatie. Het is van groot belang dat je glashelder bent richting alle betrokken leveranciers. Communiceer alles en zorg ervoor dat je alles zwart op wit vastlegt. Bijvoorbeeld; tijdens de eerste stadia van het koop/huurproces heb je een bepaalde prijs afgesproken met de eigenaar van de locatie. Maar na een aantal vergaderingen sta je op het punt je handtekening te zetten en blijkt dat de prijs met 15% is gestegen. We gaan er even vanuit dat de leverancier geen slechte bedoelingen heeft, maar dit laat wel zien dat er zeker details zijn die over het hoofd zijn gezien of niet goed zijn gecommuniceerd. Om verrassingen zoals deze te voorkomen, moet je bij elke stap duidelijk en transparant zijn. Met andere woorden, communiceer tot je er bij neervalt!

Blijf op de hoogte van de laatste event trends

Effectief budgetteren bestaat niet alleen uit het vinden van de beste deals. Het betekent ook weten waar je geld aan moet uitgeven. De beste manier om je budget goed te verdelen, is door op de hoogte te zijn van de nieuwste trends in de evenementensector en te begrijpen wat goede investeringen zijn voor jouw evenement. Als je op de hoogte bent van de event-trends, weet je ook welke oplossingen niet meer zo effectief zijn als voorheen.

Stel je bent exposant op een beurs, overweeg je misschien een on-site entertainer zoals een goochelaar in te huren. Maar als de beurs sterk op technologie gericht is (wat velen zijn), is een goochelaar misschien een beetje achterhaald. Een beter gebruik van jouw budget is investeren in een virtual reality-headset waarmee mensen een scenario kunnen ervaren dat betrekking heeft op jouw product. Door een goed idee te hebben van wat er in de branche aanslaat en wat verouderd is, krijg je uiteindelijk een veel slimmer en effectiever evenementbudget.

Dit zijn de eerste vijf stappen naar het samenstelen van een realistisch event-budget. De komende weken deel ik nog meer budget gerelateerde blogs met je. Houd mijn blog dus goed in de gaten voor meer handige tips over budgetteren!

Help je hulp nodig bij het samenstellen van een realistisch budget? Neem dan nu contact met mij op!

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *