Eventtrend 3: Veiligheid

Helaas is dit een trend die steeds belangrijker wordt. Zowel tijdens het organiseren van een evenement als op de dag zelf zijn er veel veiligheidsrisico’s. Er op hopen dat alles goed gaat is dan ook niet meer van deze tijd. Daarom staat veiligheid op nummer 3 in de eventtrend top 10 voor 2020.

In een interview dat Lori Pugh van MPI gaf over veiligheid in de evenementenbranche vertelde zij dat slecht 53% van de eventmanagers een veiligheidsplan heeft. In 2020 gaat dit langzaam veranderen en gaan eventmanagers zich richten op het vinden van oplossingen voor de toegenomen behoefte aan evenementenbeveiliging in de vorm van crisiscommunicatie, cyber security en verbeteringen in veiligheid op locatie.

Crisiscommunicatie

Als er vóór, tijdens of na het evenement een crisissituatie ontstaat, hoe communiceer je dan met de aanwezigen en belanghebbenden? Als je een crisis op de verkeerde manier aanpakt, heb je misschien geen baan of evenement meer. Daarom heb je een plan nodig. Bespreek vooraf alle risico’s met de locatie. Zorg dat je een duidelijk evacuatieplan opstelt en een communicatieplan hebt klaarliggen per mogelijke crisissituatie. Maak ook duidelijke afspraken over wie welke verantwoordelijkheden heeft in geval van nood.

Veiligheid op locatie

Als eventmanager staat de veiligheid van de bezoekers voorop. Voer daarom gesprekken over veiligheid met de locatie en alle medewerkers die bij het evenement betrokken zijn. Zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van de evacuatie- en crisiscommunicatieplannen. En weten wat ze moeten doen in het geval van een noodsituatie.

Maar denk bijvoorbeeld ook aan zaken als EHBO. Hoe groter de groep mensen die bij elkaar komt, hoe groter het risico is dat er iemand onwel wordt of een misstap maakt. Door EHBO’ers op locatie te hebben ben je in staat snel te schakelen en de benodigde zorg te verlenen.

Technologie kan een goed hulpmiddel zijn als het gaat om beveiliging op locatie. Gebruik bijvoorbeeld een app om bezoekers in staat te stellen verdachte situaties te melden. En voeg een plattegrond toe met daarop alle nooduitgangen en andere belangrijke informatie in geval van evacuatie. Een app kan ook uitkomst bieden als je de bezoekers wilt informeren over onverwachte situaties.

Cyber security

Cyber security is echt nog een onderbelicht onderwerp bij eventmanagers. Dit is een grote fout! Eventregisratietools en beheersoftware bevatten een goudmijn aan informatie voor hackers. Als eventprofessional heb je de verantwoordelijkheid om de persoonlijke gegevens van je bezoekers te beschermen. Brandt Krueger zegt hierover: “De hoeveelheid informatie waar wij verantwoordelijk voor zijn, is echt belachelijk. We hebben persoonlijke voor- en achternaam van leidinggevenden, functietitels, e-mailadressen, telefoonnummers, persoonlijke mobiele telefoonnummers, reisroutes en hotelreserveringen. Al deze informatie is een goudmijn voor hackers omdat ze slechts een paar stukjes informatie nodig hebben ”. Met slechts een beetje phishing en een dip in de beveiliging, hebben hackers zo de sleutels van het kasteel te pakken en alle gegevens die ze nodig hebben om jouw bezoekers te hacken.

Schrik je hiervan? Mooi, want dat is ook precies de bedoeling. Het goede nieuws is dat cyber security de aandacht heeft bij overheden en bedrijven over de hele wereld. Privacywetgeving wordt steeds strenger en bedrijven die persoonsgegevens verzamelen zijn aan steeds strengere eisen gebonden. De invoering van de AVG in Nederland is hier een goed voorbeeld van.

Het verscherpen van de regels is de taak van de overheid. Maar wat kan jij als eventmanager NU doen om een cyber security ramp te voorkomen? Zorg ervoor dat je eventgegevens zijn gecodeerd, gebruik een wachtwoordbeheerder (hint: laat de wachtwoorden van de eventregistratiesoftware niet achter op een post-it op je laptop), gebruik 2-factor authenticatie voor logins en meer. Werk voor het registratieproces ook samen met gerenommeerde bedrijven die de benodigde certificeringen hebben op het gebied van dataprotectie. Dan weet je zeker dat je er alles aan doet om de persoonsgegevens van je gasten veilig te houden.

Heb jij nog aanvullende tips op het gebied van veiligheid tijdens evenementen? Deel het met mij in een comment onder deze blog!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *