Hoe maak je van een Live Evenement een virtueel evenement?

Er gebeurt momenteel heel erg veel. Met de huidige corona-pandemie die de wereld in zijn greep houdt, worden evenementen over de hele wereld verzet of geannuleerd. Recent onderzoek  uitgevoerd door onderzoeksbureau Respons toont aan dat de invloed van het coronavirus op alleen al de Nederlandse Evenementenindustrie catastrofaal is. Met een verwachtte omzetdaling van €3,5 miljard en 48.000 banen die verdwijnen.

We zitten met de evenementenbranche gedwongen in een nieuwe levensfase. Een fase die ons dwingt op zoek te gaan naar nieuwe mogelijkheden. De meest “eenvoudige” stap daarin lijkt de overschakeling van offline naar online. Maar is die overstap wel zo eenvoudig als hij lijkt? En welke evenementen zijn hier wel en niet geschikt voor? Ik ben voor je op onderzoek uitgegaan en in deze blog lees je mijn bevindingen.

 

Definitie virtueel evenement

Eerst wil ik inzoomen op de definitie van een virtueel evenement. Het webinar kennen we natuurlijk al heel lang, maar voor mij is dit niet de definitie van een virtueel evenement. Onder een evenement versta ik veel meer dan alleen een spreker met kennis die zijn verhaal naar de kijkers zend. En als interactie misschien één of twee vragen stelt. Een virtueel evenement bestaat voor mij uit een stukje kennisoverdracht, interactie en beleving.  

Sjoerd Blijleve van Valo media, videostrateeg en met zijn bedrijf veelal betrokken bij het opzetten van o.a. live streams en visual podcasts zegt hierover; “Een webinar zie ik als een online klaslokaal. Hierbij kijken mensen live mee met een docent of expert. Bij een virtueel evenement komt veel meer kijken. Hierbij denk je veel meer na over welke content interessant is om op een later tijdstip nog eens terug te kijken. Met een specifiek digitaal programma ontwikkeld voor online publiek. Maar denk ook aan break-out sessies in kleine groepjes voor interactie. Verder onderscheidt een virtueel evenement zich ook visueel qua opzet en beeldkwaliteit. Ook zie ik voor me dat er mogelijkheden zijn voor 1-op-1 gesprekken met een coach.”

Een virtueel evenement lijkt dus in veel opzichten op een televisieprogramma. Een televisieprogramma met een duidelijk format dat structuur geeft aan de kijker thuis. Met als belangrijke aanvulling de interactie van het publiek met elkaar en de spreker. En daar ligt ook meteen de uitdaging. Hoe ga je die interactie aan met je online publiek? In veel gevallen kun je via een chatfunctie of online vergadertool met elkaar in contact komen of samenwerken vanuit huis.

Toch zijn niet alle live events geschikt om te virtualiseren. Een kennissessie leent zich qua inhoud redelijk goed voor een online variant, waar een bedrijfsfeest hier helemaal niet geschikt voor is. Evisist heeft een handige quiz ontwikkeld waarin je in 3 minuten kunt controleren of jouw evenement geschikt is om te virtualiseren. Doe de test hier. 

Is jouw evenement geschikt om online te gaan? Volg dan onderstaande stappen voor het organiseren van een succesvol online event.

 

Hoe plan je een virtueel evenement

Het plannen van een virtueel evenement heeft een aantal unieke kenmerken en uitdagingen, maar het verschilt niet veel van het plannen van een live evenement. Hieronder lees je de stappen die nodig zijn om een succesvol virtueel evenement te plannen.

 

Visualiseer je online evenement

Wat moet er gebeuren om deze transitie tot een succes te maken? De eerste stap is om naar je evenement te kijken en te visualiseren hoe jouw ideale online evenement eruit moet zien. Wil je dat bezoekers virtueel door je evenement kunnen lopen? Is het belangrijk dat bezoekers 1-op-1 kunnen communiceren? Hoe kunnen deelnemers tijdens presentaties vragen stellen? Hoe ziet netwerken eruit? En wat ga je doen om je sponsors en exposanten tevreden te houden? Als je weet wat je wel en niet wilt, wordt het voor de virtuele event producer eenvoudiger om de beste oplossing te bieden.

 

Wat hebben je gasten nodig?

Je evenement is nu virtueel. Er zullen veel dingen anders zijn. Je hoeft geen lunches en cocktailuurtjes te plannen. Maar je moet wel de inhoud leveren waarvoor de bezoekers eigenlijk naar je live evenement wilde komen, maar dan in een virtueel format. Zorg ervoor dat je virtuele evenement alles in zich heeft dat meerwaarde biedt, zoals kennissessies, de sprekers waar ze naar uitkeken, netwerkmogelijkheden en productdemo’s. Deelnemers zullen begrijpen dat er veranderingen zijn en de meeste zullen bereid zijn zich aan te passen. Aanpassen betekent echter niet dat dit ten koste mag gaan van de inhoud en waarde. De deelnemers verwachten nog steeds dezelfde waarde te ontvangen als wanneer ze jouw evenement persoonlijk zouden bijwonen.

 

Denk aan je sponsoren en exposanten

Exposanten

Dit gaat er heel anders uitzien dan de traditionele beurshal. Denk goed na over wat deelnemers wel en niet willen doen tijdens het virtuele evenement. Willen ze echt door een virtuele beurshal lopen? Ik denk van niet. Maar alleen een paar logo’s tonen op een scherm is ook niet de juiste oplossing.

Sjoerd Blijleve: “Wat wel kan werken is een Mini TV programma. Denk aan een soort talkshow met één of meerdere exposanten die in interviewvorm iets over hun producten of diensten vertellen of een productdemo doen. Of nog beter, een case studie waarbij een klant vertelt hoe de exposant de oplossing had voor hun specifieke uitdaging. Dit mag uiteraard niet te lang duren. Denk aan maximaal 5 minuten om de concentratie van de online deelnemers vast te houden.”

Mensen die geïnteresseerd zijn kun je de mogelijkheid bieden een vergaderruimte binnen te gaan als ze meer willen weten. Of om een 1-op-1 meeting te plannen met de exposant. Dit is waardevol voor zowel de deelnemers als de exposant. Enerzijds bepaald de deelnemer met wie hij in gesprek wil en anderzijds weet de exposant dat hij alleen in gesprek gaat met geïnteresseerde mensen. Het online boeken van deze afspraken maakt de resultaten van deelname ook nog eens heel eenvoudig meetbaar.

Sponsoren

Sponsoring is ook weer een ander onderdeel van het evenement. Sponsors worden vaak in het voortraject meegenomen in de communicatie en op de registratiewebsite. Tijdens het live evenement krijgen sponsoren vaak aandacht in de vorm van sponsorborden, logovermelding op de beginschermen voor een presentatie en hosten zij lunches en cocktailparty’s of andere activiteiten om hun naamsbekendheid te vergroten. Een aantal van voorgenoemde promotieconcepten kunnen ook prima worden toegepast tijden een virtueel evenement. Hoewel er voor de lunches en cocktailparty’s toch echt iets anders bedacht moet worden.

Kijk bijvoorbeeld of sponsoren een virtuele ruimte kunnen hosten. Geef ze de mogelijkheid om een paar minuten met de aanwezigen te praten en bied ze net zoals de exposanten de mogelijkheid om 1-op-1’s in te plannen met alle geïnteresseerden. Geef sponsoren in plaats van banners of bewegwijzering virtuele logovermelding voorafgaand aan de spreker. Ook kun je voor een kleine ‘reclamepauze’ de spreker kort onderbreken. Dit zie je vaak in de podcastingwereld. Als je zoiets doet, zorg er dan voor dat je het kort en bondig houdt om te voorkomen dat mensen uitloggen.

 

Valkuilen van virtuele eventplanning

Hoewel geen enkel evenement gelijk is, zijn er veelvoorkomende valkuilen waar je in kunt stappen bij het ontwikkelen en plannen van een virtueel evenement. Houd net als bij een live evenement je doelgroep in gedachten. Wat zijn de persona’s van de bezoekers? Sommige conferenties hebben mogelijk minder technisch onderlegde bezoekers, die overweldigd worden door de gedachte een virtueel evenement bij te wonen. Als dit het geval is, houd het dan vooral zo simpel mogelijk. Meer technisch onderlegde deelnemers kunnen de uitgebreide technologie waarderen en vinden het misschien wel leuk om VR of AR op te nemen in de ervaring.

Mijn advies is om hele complexe platforms te vermijden en iets te kiezen waar mensen (bijna) niks voor hoeven te downloaden om de beste gebruikerservaring te realiseren.

 

Technische aspecten van een virtueel evenement

Je hebt nu een goed idee van hoe je evenement eruit moet zien en hoe je wilt dat je bezoekers het ervaren. Je hebt gevisualiseerd hoe je jouw exposanten en sponsoren tevreden kunt houden. En je kent de veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden. Het is tijd om te beginnen met uitvoeren. De eerste stap bij de uitvoering is het overwegen van het format, live streamingplatforms en opties die voor jouw beschikbaar zijn voor het hosten van jouw virtuele evenement.

Sjoerd; “Om een spreker goed in beeld te brengen heb je uiteraard een goede techniek nodig. Wij bij Valo Media maken gebruik van kleine camera’s met hoge beeldkwaliteit. En de beelden kunnen via 4G netwerk verzonden worden. Dit geeft ons de vrijheid om bij wijze van spreken ergens in een weiland opnames te maken mocht dat wenselijk zijn. Verwacht je een groot aantal kijkers, dan heeft het wel de voorkeur om internet via kabel te gebruiken. Goede verlichting voor mooie beelden en uiteraard goed geluid zijn heel belangrijk. Er is niets zo storend als een donker beeld of krakend geluid. Als we opnames maken op een evenementenlocatie is er vaak al licht en geluid aanwezig, maar wij kunnen dit ook meenemen indien nodig. Voor een online uitzending moet er namelijk extra licht opgezet worden. Ook maken we altijd een extra back-up voor stroom en wifi.”

Technisch personeel

Voor een virtueel evenement ziet je event crew er ook iets anders uit. Omdat alles digitaal gaat heb je een uitgebreide technische crew nodig. Afhankelijk van de opzet, het aantal sprekers, break-out sessies en interviews kan het aantal benodigde mensen variëren van 3 tot 10 personen. Mijn advies is om altijd met een producer samen te werken die de planning van het evenement in de gaten houdt en als “tolk” fungeert tussen jou en de techniek.

Sjoerd; “Wanneer we een mobiele studio opzetten nemen we altijd 2 technici mee en 1 producer. Daarnaast heb je natuurlijk altijd de moderator die de spreker(s) voorziet van input vanuit het publiek en de vragen coördineert. Tenslotte verzorgt  een audio persoon het geluid. Dit brengt je dus op zo’n 3 tot 5 personen. Wanneer je meerdere break-out sessies doet wordt dit team veel groter en kan oplopen tot wel 10 man.”

 

Online conference tools

Naast de vele webinar en live stream tools zijn er inmiddels ook een aantal apps en platforms ontwikkeld om een online conferenties op te zetten die de mogelijkheid bieden meer interactie met de deelnemers te hebben, netwerken mogelijk maakt en zelfs online cocktailparty’s te hosten. Check hieronder drie voorbeelden.

  1. Run the world 

Run The World is een virtueel conferentieplatform met tools voor livestream-gesprekken, discussies en panels. Bovendien zorgt Run The World ervoor dat het sociale aspect niet verloren gaat tijdens je virtuele evenement. Met een virtuele ‘cocktailparty’-optie en een algoritme dat bezoekers koppelt aan andere gelijkgestemden op basis van een vragenlijst die ze voorafgaand aan het evenement invullen, is dit echt een compleet platform voor jouw virtuele evenement.

Online evenement organiseren tools
Image source
  1. Hopin 

Hopin is een platform voor het plannen van virtuele conferenties. Van een virtuele receptie tot breakout-sessies, een hoofdpodium en netwerkmogelijkheden. Alles vindt je onder één “dak”.

De round table functie is erg handig. Als organisator kun je zoveel sessies toevoegen als je wilt. En deelnemers kunnen ook zelf een break-out starten. Met maximaal 10 personen kun je face-2-face discussiëren en/of netwerken. Ook kunnen mensen de sessie volgen zonder zelf actief deel te nemen.  

Je evenement kan zowel webinars als livestreams bevatten, en met een Live Chat-functie kunnen bezoekers in realtime vragen stellen. Bovendien kunnen exposanten virtuele stands gebruiken om hun producten of diensten te promoten en aanbiedingen te doen.

Online break out sessies
Image source
  1. Whova 

De Whova Event App is sinds 2014 marktleider op het gebied van online interactie en netwerken van bezoekers. Al vier jaar op rij heeft Whova zowel de Best Event App Award als de People’s Choice Award ontvangen van de Event Technology Awards.

Event Managers kunnen Whova gebruiken om virtuele evenementen zeer interactief, leuk en productief te maken voor, tijdens en na het evenement. De tool integreert direct met live streaming en video hosting tools zoals Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo, enz. Het biedt ook live Q&A’s, netwerkmogelijkheden, een discussiebord, meeting-matches, een virtuele exposantenzaal en zelfs virtuele meet-ups.

Virtueel evenement tools
Image source

Conclusie

Er zijn veel mogelijkheden. De techniek is er, maar om een virtueel evenement echt te laten werken is het belangrijk dat de mindet van event managers veranderd. Zorg ervoor dat je de doelgroep goed begrijpt en kijk hoe je hun behoefte kunt vertalen naar een online event strategie die zowel jouw doelstellingen als de behoefte van de doelgroep hand in hand laten gaan.

Nu ben ik benieuwd naar jouw ideeën:

  • Overweeg jij (of jouw klanten) een live event om te zetten naar een virtueel evenement?
  • Zo ja, wat voor evenement(en) is/zijn dit?
  • Ken jij nog andere online event tools?

 

Deel je reacties met me in de comments, vind ik leuk!

Heb je hulp nodig bij de organisatie van je (online) evenement? Bel of mail me dan gerust, ik help je graag!

Groetjes,

Dieuwke

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
Share on whatsapp
WhatsApp

2 Responses

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *