In 2020 gaat de evenementenbranche zich verder digitaliseren en gaan steeds meer onderdelen van het planningsproces virtueel plaatsvinden. Hierdoor worden face2face meetings steeds minder belangrijk. Pluspunt hiervan is dat je tijd bespaart die je weer aan andere projecten kunt besteden.

Locatiebezoeken

Je kunt veel voorwerk doen door websites te bekijken. De meeste locaties hebben plattegronden, video’s en de meeste basisinformatie zoals capaciteiten en cateringopties op hun site staan. Daarnaast hebben steeds meer locaties ook een 360 graden virtuele tour online beschikbaar. Hierdoor is het veel makkelijker om de sfeer van een locatie te proeven en een goede voorselectie te doen. Mijn advies blijft wel een locatie eerst in het echt gezien te hebben voordat je definitief boekt. Maar als je wilt kun je met behulp van technologie een locatie boeken zonder dat je er ooit geweest bent. Zodra je een definitieve keuze gemaakt hebt bieden videovergaderingen met de diverse leverancier ook uitkomst. Naast dat je hiermee tijd bespaart, is het ook nog eens duurzamer. En dat past weer helemaal bij trend 2 uit deze lijst 😊. Maar het stopt niet bij locatiebezoeken!

Samenwerken in een virtuele wereld

Met de technologie van vandaag is het super eenvoudig om met je collega’s samen te werken. Ongeacht op welke afstand zij zich van je bevinden. Je kunt virtuele vergaderingen plannen met zowel teamleden als leveranciers met bijvoorbeeld tools als Zoom en je dagelijkse communicatie via Slack afhandelen. Samenwerkingstools als Trello en GDrive maken georganiseerd blijven en het delen van documenten een eitje!

Ik ben benieuwd:

• Wat vind jij van deze ontwikkelingen?
• Van welke tools maak jij gebruik om virtueel te werken?
• Welke onderdelen van het eventmanagementproces zou jij willen digitaliseren?
• Ken jij nog andere handige tools?

Deel ze met me in een comment onderaan deze pagina!

Groetjes,

Dieuwke